Projectcyclus

Een project bij Exchange verloopt steevast volgens een geijkt patroon. Dit om kwaliteitsgaranties in te bouwen, zowel naar de projectaanvrager en vrijwillige expert toe.

P16

1/ Aanvraag in behandeling

Het hoofdkantoor van Exchange evalueert het dossier volgens de geldende criteria. Dat proces kan meerdere weken duren, afhankelijk van de hoeveelheid lopende aanvragen. Soms is de aanvraag onvoldoende duidelijk. Dan zullen we je als aanvragend bedrijf meer details vragen. De projectcoördinator of de Lokale Vertegenwoordiger uit het land of de regio van het bedrijf zal je als aanvragende organisatie informeren zodra er een beslissing is.

2/ Zoektocht experten

De verantwoordelijke Projectcoördinator gaat (eventueel samen met de betrokken Sectorcoördinator op zoek naar een of meerdere geschikte expert(en). Exchange beschikt ondertussen over een database van meer dan 1.000 geregistreerde kandidaten. Daarnaast maken we actief gebruik van onze netwerken en diverse (sociale) mediakanalen om nieuwe projecten kenbaar te maken.

3/ Voorstelling experten

Zijn er een of meerdere geschikte kandidaat-experten gevonden? Dan stuurt Exchange de CV’s naar de aanvrager. Als aanvrager beslis je vervolgens in alle vrijheid zelf welke kandidaat je voorkeur geniet.

4. Bepalen projectdatum

Heb je als aanvrager je keuze gemaakt en denk je dat Exchange de juiste vrijwillige expert heeft kunnen vinden? Dan brengt Exchange beide partijen met elkaar in contact. Zo kunnen ze de data voor het project bepalen. Uiteraard is dit ook het moment waarop je je als expert in de problematiek kan verdiepen en samen met de ondernemer in het Zuiden je verblijf gaat voorbereiden.

5/ Administratie & briefing

In overleg met de expert organiseert Exchange de vlucht, het visum en de reisverzekering. Tijdens een briefing overlopen projectcoördinator, landencoördinator alle praktische zaken. Als aanvrager heb je ondertussen alle tijd om de komst van de expert voor te bereiden en dus correcte accommodatie en transport te voorzien.

6/ Project

Dit is waar het om draait: een intensieve periode van een week tot een maand. Daarin gaan aanvrager en expert samen aan de slag om het bedrijf of de organisatie vooruit te helpen. Zo creëert Exchange concreet impact.

 7/ Rapportering & evaluatie

Na thuiskomst maak je als expert een rapport op dat je aan de aanvrager en Exchange bezorgt. Vooral de aanpak tijdens het verblijf en de aanbevelingen zijn hierin belangrijke elementen. In deze eindfase maken zowel de aanvrager als de expert een beknopte evaluatie van het project. 6 tot 18 maanden na het project zal Exchange de aanvrager opnieuw bevragen. Want meten, is weten.